Privacybeleid 2018-05-17T15:36:03+00:00

PRIVACY VERKLARING CONFORM AVG/GDPR

I.v.m. met de wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kunt u in dit document terugvinden hoe wij omgaan met persoonsgegevens en persoonlijke informatie betreffende personen die diensten bij ons afnemen. Wij hebben privacy en bescherming van vertrouwelijke informatie hoog in het vaandel.

Binnen de Birkman Assessment methode is privacy m.b.t. (eigendom van) rapporten en verstrekking van rapporten aan derden aan duidelijke regels gebonden. De Birkman Professionals houden zich strikt aan deze regels.

De AVG verplicht bedrijven om zeer transparant te zijn m.b.t. persoonsgegevens en persoonlijke data, het gebruik daarvan en het eventueel delen van bepaalde gegevens met derden.

In dit document kunt u teruglezen hoe wij hiermee omgaan. Mochten bepaalde zaken niet duidelijk zijn, neemt u dan gerust contact met ons op.

1. Welke gegevens verzamelen wij en hoe lang worden deze bewaard
1.1 – NAW: Adresgegevens die wij ontvangen van klanten wanneer deze contact met ons opnemen. Wij bewaren slechts de gegevens die nodig zijn om efficiënt onze diensten te kunnen aanbieden en gesprekken te kunnen plannen. Al deze gegevens worden opgeslagen in een centraal verwerkingsregister. Na maximaal 24 maanden worden deze uit onze database verwijderd.

1.2 – Bedrijfsinformatie: Indien deze relevant is voor het consult en/of het vervolgtraject (vb. coaching of team assessments) worden deze bewaard.

1.3 – Birkman documenten: Birkman rapporten, coaching rapporten teamanalyses (comprint). Deze zijn alleen beschikbaar en opvraagbaar door de betrokkene bij zijn/haar consultant. De betrokkene kan schriftelijk toestemming geven aan Birkman.nl/Birkman.com om het eigen rapport over te zetten naar de database van een andere gecertificeerde Birkman Professional. Deze documenten worden digitaal opgevraagd en alleen hardcopy uitgegeven aan de betrokkene (uitzonderingen mogelijk in overleg in geval van coaching trajecten). De documenten blijven gedurende de periode van het afgesproken traject + 3 maanden opgeslagen op een beveiligde PC. Vervolgens worden ze verwijderd. Indien gewenst, dan zijn documenten (eventueel tegen vergoeding) op een later tijdstip nog steeds opvraagbaar uit de database van Birkman.nl.

1.4 – Emailverkeer wordt met grote regelmaat geschoond en is beveiligd met Kaspersky Internet Security 2018.

2. Inzage in en beheer van uw gegevens
2.1 – Wilt u weten welke gegevens wij exact van u hebben bewaard, vraagt u deze dan gerust op. Ook bestaat de mogelijkheid om de NAW gegevens te wijzigen en/of te laten verwijderen. U kunt alleen uw eigen gegevens opvragen.

2.2 – De persoon die onderwerp is van het Birkman assessment is te allen tijde eigenaar van het rapport (ook indien een derde partij voor het assessment betaalt). Birkman documenten kunnen niet worden gewijzigd of aangepast. Deze komen tot stand d.m.v. een geautomatiseerd systeem en zijn direct het gevolg van de gegeven antwoorden in de online vragenlijst. Het is mogelijk om de diverse documenten (per direct, uiterlijk binnen een maand) te laten verwijderen:

a. Uit de database van RJM van Emden – Birkman Professional. Hierdoor blijven ze nog wel opvraagbaar bij Birkman.nl en/of zijn over te zetten naar een andere Birkman Professional.

b. Uit de database van Birkman.nl/Birkman.com. Hierdoor verdwijnen alle gegevens, inclusief het initiële rapport en is dit niet meer opvraagbaar. Indien men vervolgens wil terugvallen op een assessment, zal men een geheel nieuw assessment moeten aanvragen. Indien u verwijdering overweegt is het raadzaam eerst een digitale versie van uw rapport op te vragen.

2.3 – Birkman rapporten worden nooit rechtstreeks tussen Birkman Professionals gedeeld. Alleen middels de tussenkomst van Birkman.nl/Birkman.com is het, na schriftelijke toestemming van de eigenaar, mogelijk om het rapport van de ene consultant naar de andere te laten overzetten. Hier kunnen kosten aan verbonden zijn. De eigenaar kan natuurlijk wel zelf besluiten zijn/haar rapport rechtstreeks met anderen te delen.

2.4 – Gespreksverslagen: Indien er een gespreksverslag wordt gemaakt van een consult dan wordt dit voor de duur van het traject bewaard, zoals omschreven bij de bewaartermijn voor Birkman rapporten. Dit verslag wordt alleen opgeslagen bij RJM van Emden – Birkman professional. Aan het einde van een consult worden betrokkenen geïnformeerd over een eventueel verslag en het doel ervan.

2.5 – Bewaartermijn:

a. Individuele assessments: Rapporten en verslagen worden tot 3 maanden na het laatste consult. Of anders indien specifiek besproken.

b. Teamassessments: Rapporten en verslagen voor coachings- of bedrijfstrajecten in teamverband worden maximaal tot 24 maanden na het laatste consult bewaard. Of anders indien specifiek besproken.

3. Delen van persoonlijke informatie
3.1 – Persoonlijke informatie en/of gegevens worden zonder toestemming niet met derden gedeeld. Een uitzondering hierop is wanneer er sprake is van een vooraf afgesproken samenwerking met bijvoorbeeld een coach of een bedrijf, waardoor oa. communicatie soepel en efficiënt kan verlopen (NAW-gegevens) en/of wanneer het een traject betreft waarvan het duidelijk is dat derden de uitkomsten van het consult willen kunnen inzien (bv. sollicitatiegesprekken). Indien het de bedoeling is dat informatie wordt gedeeld, dan is dit vooraf duidelijk kenbaar gemaakt. Betrokkenen kunnen ook na het consult nog aangeven niet akkoord te gaan met het delen van de uitkomsten van het assessment of gesprek. Eventuele consequenties van zo’n besluit zijn voor rekening van de betrokkene. Informatie wordt derhalve slechts na het consult met anderen gedeeld.

3.2 – Teamassessments: Bij teamassessments worden de individuele rapporten onderling vergeleken en besproken. Gegevens worden dus gedeeld. De teamleden stemmen door deel te nemen hiermee in. Ze kunnen nooit tot deelname worden gedwongen. De Birkman Professional benadrukt bij aanvang de vertrouwelijkheid van de gedeelde informatie en de wenselijkheid om elkaars vertrouwen en privacy niet te schenden.

3.3 – Coaching traject: Indien er sprake is van een samenwerking met een coach, dan is het van belang dat de coach over de relevante informatie kan beschikken. Dit zal nooit het volledige Birkman rapport zijn, echter wel het afgeleide coaching rapport en/of een gespreksverslag. In het verwerkingsregister is duidelijk aangegeven welke documenten met welke persoon zijn gedeeld. Bij een verzoek om verwijdering van persoonlijke gegevens, zullen ook deze gedeelde gegevens worden verwijderd (per direct, uiterlijk binnen een maand). Personen en/of organisaties die een samenwerkingsverband met RJM van Emden- Birkman Professional aangaan, geven aan de AVG richtlijnen te volgen.

3.4 – Bedrijven: Wanneer er sprake is van een (langdurige) samenwerking met een bedrijf, dan wordt in een document vastgelegd op welke wijze informatie uit het assessment wordt gebruikt en welk doel elk assessment dient. Hieruit moet duidelijk, op voorhand, blijken welke informatie zal worden gedeeld en in welke vorm. Betrokkenen hebben dus vooraf de mogelijkheid om hier bezwaar tegen te maken of om extra uitleg te vragen.

4. Gebruik persoonlijke gegevens
4.1 – Rapporten zullen nooit elders ter illustratie of voor marketing doeleinden worden gebruikt. Hiertoe heeft Birkman.nl/Birkman.com voorbeeldrapporten ontwikkeld.

4.2 – Personen die op de website worden geciteerd en een review hebben geschreven, hebben hier expliciet toestemming voor gegeven. Op verzoek kan de review worden verwijderd.

5. Cookies
5.1 – Functionele cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken.

5.2 – Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren. Met deze informatie kunnen wij onze website voor de bezoeker verbeteren. De statistische cookies worden voor 26 weken geactiveerd bij akkoord.

De statistische cookies op de website https://www.rebeccavanemden.nl zijn afkomstig van Google Analytics. De IP tracking is door ons in Google Analytics geanonimiseerd. Rebecca van Emden zal deze cookies alleen gebruiken met uw toestemming. Als u niet hebt ingestemd met het gebruik van dergelijke cookies, dan worden deze niet geplaatst.